In allerlei sectoren is de opkomst van servicediensten in de cloud merkbaar. Dat is bij toegangscontrole niet anders. Cloud-based toegangscontrole in hotels is de nieuwste toepassing van gasttoegangsdiensten. Dit zorgt niet alleen voor een nieuwe benadering van elektronische toegangscontrole, maar ook voor meer gebruiksgemak voor de hotelier. In ieder geval hoeft complexe software, die dikwijls gepaard gaat met elektronisch toegangsbeheer in hotels, in dit geval niet meer.
Toegangscontrole in de cloud is ontwikkeld op basis van het ‘SaaS’ – principe (Software-as-a-service). Het platform wordt centraal beheerd met een eenvoudige toegang tot het internet. Door open API interfaces is het mogelijk om verbinding te maken met de eigen hotel apps en PMS-systemen, waardoor toegangsrechten niet alleen voor de gasten maar ook voor het (housekeeping)personeel via de cloud beheerd wordt. In tegenstelling tot traditionele plaatsgebonden software, is er geen software installatie nodig en kunnen aanpassingen in geval van updates of eventuele storingen van op afstand uitgevoerd worden.
Doordat een cloud based gestuurd toegangscontrolesysteem niet langer gebonden is aan een interne server, is het systeem ook veiliger. Gasten die hun hotelkamerdeur openen, krijgen (onbewust) toegang tot het (externe) platform, dat de bestanden opslaat in de cloud. Dat maakt het systeem veiliger dan traditionele software. Als er een probleem is met de beveiliging van de hotelsoftware (bijvoorbeeld hacking), dan blijven alle gegevens veilig in de cloud bewaard. Het toegangscontrolesysteem in het hotel kan dus op afstand gemonitord worden.
Kenmerkend voor SaaS oplossingen is dat de service vaak wordt aangeboden via een abonnement. Zo’n methode biedt veel flexibiliteit. Zo kan het aantal gebruikers en deuren in het systeem gemakkelijk worden uitgebreid, aangezien er alleen betaald wordt voor wat gebruikt wordt. Bovendien kan men de software gebruiken die al is geprogrammeerd, waardoor de instapkosten laag blijven.
Bijkomende troef van de cloud based online gestuurde toegangscontrolesystemen en webapplicaties is natuurlijk het feit dat de communicatie en toegangscontrole volledig online én contactloos verloopt.
Gebruiksgemak
Cloud-based toegangscontrole scoort hoog op gebruiksgemak. In het platform kan de hotelier individueel bepalen wie bij welke deuren naar binnen mag en in welke tijdsperioden.
Een groot voordeel is dat men via het internet toegang heeft tot alle data. Men kan ook via mobiele apparaten inloggen om toegangswijzigingen te doen. Dat kan zelfs onderweg zolang er maar een internetverbinding is. Bovendien kan er snel op toegangsactiviteiten gereageerd worden. Desgewenst kan jij bijvoorbeeld meldingen ontvangen van de toegangsactiviteit bij deuren en van gebruikers. Zo blijven beheerders altijd op de hoogte van de toegangsgebeurtenissen in een overzichtelijk dashboard.
Door integratie van systemen kunnen zakelijke processen makkelijker gemaakt worden.
Dankzij de cloud zijn SaaS-systemen heel eenvoudig uit te breiden en te integreren met vergelijkbare systemen. Updates worden automatisch klaargezet en indien nodig kan een upgrade direct worden uitgevoerd. Een voorbeeld van zo’n integratie is dat de toegangscontrole wordt aangevuld met camerabeelden.
Cloud-based toegangscontrole zal in de toekomst nog meer ontwikkeld worden en nog meer richting de integratie van apparatuur en systemen gaan. Dat biedt hotels kansen om hun eigen cloud verbonden platform samen te stellen om zo hun zakelijke processen nog beter te stroomlijnen.
Smartphone als sleutel
Een steeds populairder wordende online gestuurde toegangscontrole-oplossing is het gebruik van de smartphone als hotelkamersleutel. Met de mobiele telefoon kunnen gasten een mobile key ophalen die versleuteld naar de smartphone wordt verzonden. Door middel van een app kan de gast dan de deur van de hotelkamer openen.
Op dit ogenblik werken de mobiele toegangssystemen met de smartphone via bluetooth, NFC en QR. Bluetooth is nog steeds de meest gebruikte open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand en is beschikbaar in praktisch iedere smartphone. De gast houdt gewoon zijn smartphone voor de lezer aan de hoteldeur, waarna de deur open gaat.
De NFC-techniek (Near Field Communication) is ook een draadloze manier om kleine hoeveelheden informatie uit te wisselen binnen een straal van 10 centimeter. NFC zou veiliger zijn dan Bluetooth en ook minder energie vragen van de smartphone.
Een derde techniek, waarvoor geen Bluetooth of NFC nodig is, werkt met een slot dat kan worden geopend met een QR-code. Iedere hotelgast ontvangt dan een eigen, unieke QR-code op de smartphone. De kamersloten zijn dan uitgerust met een camera dat de code scant en bij de juiste code de deur opent. Een QR-code kan ook uitgeprint worden op papier.
Hotelgasten kunnen in sommige hotels al hun smartphone gebruiken om in en uit te checken. Naast het ontgrendelen en op slot doen van de hotelkamer, wordt het tevens de bedoeling om via de smartphone exact de hotelkamer te boeken die men wilt.
Peter Van Oyen
Geef als eerste een reactie