De digitale hotelsleutel vertegenwoordigt de nieuwste ontwikkeling op het gebied van toegangsbeheer in de hospitalitysector. Met behulp van geavanceerde technologieën kunnen hotelgasten eenvoudig hun smartphone gebruiken om toegang te krijgen tot hun kamer. De overgang van traditionele sleutels en fysieke keycards naar mobiele, digitale oplossingen vindt geleidelijk plaats. Met name de integratie van digitale kamersleutels in mobiele wallets staat nog in de beginfase, maar biedt veelbelovende mogelijkheden voor de toekomst.
Hoe werkt het?
Het gebruik van smartphones als hotelkamersleutel wordt populairder, maar is zeker nog geen standaard in de hotellerie. Dat komt omdat de implementatie van deze nieuwe toegangstechnologie de nodige voeten in de aarde heeft en vrij veel investeringen in hard- en software vereist. In ieder geval moet er door providers een cloud-based platform worden ontwikkeld, dat het mogelijk maakt dat zowel gasten als medewerkers sloten kunnen openmaken met een mobiel apparaat, zoals een smartphone. Meestal gebeurt dit via een app, die versleuteld een mobile key naar de smartphone van de gebruiker verstuurt. Door middel van die app kan de gast dan de deur van zijn hotelkamer ontgrendelen.
Op dit ogenblik werken de mobiele toegangssystemen met de smartphone via bluetooth, NFC en QR. Bluetooth is nog steeds de meest gebruikte open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand en is beschikbaar in praktisch iedere smartphone. De gast houdt gewoon zijn smartphone voor de lezer aan de hoteldeur, waarna de deur open gaat. De NFC-techniek (Near Field Communication) is ook een draadloze manier om kleine hoeveelheden informatie uit te wisselen binnen een straal van 10 centimeter. NFC zou veiliger zijn dan Bluetooth en ook minder energie vragen van de smartphone. Een derde techniek, waarvoor geen Bluetooth of NFC nodig is, werkt met een slot dat kan worden geopend met een QR-code. De hotelgast ontvangt dan een eigen, unieke QR-code op de smart-
phone. De kamersloten zijn dan uitgerust met een camera dat de code scant en bij de juiste code de deur opent. Een QR-code kan ook uitgeprint worden op papier.
Voordelen
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van de smartphone als hotelkamersleutel is het gebruiksgemak en snelheid. Gasten hoeven geen fysieke sleutel of keycard meer mee te nemen, wat het risico vermindert dat ze deze verliezen of vergeten. Zo wordt het incheckproces aanzienlijk versneld.
Digitale sleutels zijn veiliger dan traditionele sleutels omdat ze moeilijker te dupliceren zijn. Bovendien kunnen hotels de toegang tot kamers op afstand beheren en aanpassen, wat extra beveiliging biedt.
Tenslotte wordt door het gebruik van digitale sleutels de behoefte aan plastic sleutels verminderd, wat dan weer bijdraagt aan milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.
Voor hoteliers biedt deze technologie ook voordelen. Het bespaart tijd en geld omdat er geen fysieke keycards meer hoeven te worden aangemaakt en beheerd. Hoteliers kunnen meer informatie verzamelen en analyseren over het gebruik van de kamers, wat kan helpen bij het verbeteren van de dienstverlening. Digitale sleutels kunnen vaak worden geïntegreerd met andere hotelservices, zoals het boeken van spa-afspraken, het bestellen van roomservice, of het reserveren van een tafel in het restaurant van het hotel.
Samengevat bieden digitale hotelkamersleutels een verbeterde gastervaring door gemak, veiligheid en flexibiliteit te combineren. Het is een stap vooruit in de evolutie van hoteltechnologie en draagt bij aan een naadloze en moderne verblijfservaring.
Geleidelijke switch naar digitale sleutels
Ondanks de duidelijke voordelen gebeurt de acceptatie van digitale sleutels in de hotelbranche slechts geleidelijk. De belangrijkste barrières zijn vooral de kosten en de compatibiliteitsproblemen die gepaard kunnen gaan met het upgraden van de bestaande slotsystemen. Dit heeft de acceptatie bij vooral de middenklasse en budgethotels vertraagd.
De implementatie en onderhoud van digitale sleuteltechnologie is in ieder geval duurder dan de traditionele toegangscontrolesystemen. Hotels moeten investeren in de benodigde infrastructuur, zoals slimme sloten en de bijhorende hardware. Dit kan een aanzienlijke investering zijn, afhankelijk van het aantal kamers en de complexiteit van het systeem. Naast de hardware, moeten hotels ook betalen voor de software en de licenties die de digitale sleutels beheren. Dit kan eenmalige kosten of doorlopende licentiekosten omvatten, afhankelijk van de gekozen oplossing. Tenslotte brengen de installatie van de hardware en de integratie van de software in de bestaande systemen ook kosten met zich mee. Voeg daarbij nog de extra training van het personeel en je weet dat het kostenplaatje voor de switch aanzienlijk kan zijn.
Een wat over het hoofd geziene rem op de implementatie van digitale sleutels in een deel van de hotellerie is het feit dat nog steeds veel gasten de voorkeur geven aan traditionele keycards of zelfs fysieke sleutels. Toch merk je dat vooral jongere generaties vertrouwd zijn met de IoT-technologie en veel belang hechten aan een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke online omgeving om toegangscodes te verkrijgen. Zij omarmen direct systemen die snelheid en gebruiksgemak beloven.
Experts verwachten dan ook dat de trend naar digitale sleutels zal blijven groeien. Naarmate de verwachtingen van gasten zullen evolueren, zal de hotellerie meer en meer digitale en mobiele hotelkamersleutels integreren. Een groter gebruik van deze toegangstechnologie zal in de toekomst zeker ook het kostenplaatje naar beneden halen.
Digitale Wallets
De nieuwste toepassing van de mobiele digitale toegangscontrole is het gebruik van digitale wallets. Op dit ogenblijk zijn Apple Wallet en Google Wallet de meest gebruikte ‘elektrische portemonnees’ om hotelkamerdeuren te openen. Het proces is vrij eenvoudig. Na het boeken van een kamer krijgt de gast de optie om de digitale kamersleutel aan zijn Wallet toe te voegen. De toepassing wordt pas geactiveerd als het tijd is om in te checken. De gasten krijgen dan een notificatie dat de kamer geopend kan worden. Zoals bij ‘gewone’ digitale sleutels op de smartphone, maken de elektronische portemonnees ook gebruik van de Bluetooth of NFC-technologie. Sommige toepassingen werken zelfs met biometrische toegang, zoals vingerafdruk- of gezichtsherkenning.
Op dit ogenblik zijn er nog maar weinig hotels die digitale wallets ondersteunen, wat betekent dat je als gast toch nog vaak fysieke sleutelkaarten nodig hebt. Digitale wallets zijn bovendien sterk afhankelijk van technologie. Problemen met bijvoorbeeld internet kunnen ervoor zorgen dat je geen toegang tot de kamer krijgt. Desondanks is het een kwestie van tijd, vooraleer ook het gebruik van digitale portemonnees voor toegangscontrole populair gaat worden.
Hotel(ketens) die op de digitale kar sprongen
Momenteel zijn het vooral hotelketens en grote hotels die experimenteren met de technologie om smartphones en/of wallets als hotelkamersleutels te gebruiken. Starwood Hotels introduceerde deze technologie al een aantal jaren geleden. Leden van het loyaliteitsprogramma Starwood Prefered Guest (SPG) kunnen een app downloaden, waarna ze dan hun smartphone via Bluetooh als sleutel kunnen gebruiken. Hilton Hotels hanteert hetzelfde principe en biedt de digitale sleuteloptie via de Hilton Honors app. De digitale sleutel wordt geactiveerd zodra de kamer klaar is op de dag van de aankomst.
Hyatts Hotel heeft de digitale sleutelervaring vereenvoudigd door gebruik te maken van Apple Wallet. Gasten kunnen hun kamers en gemeenschappelijke ruimtes openen met hun iPhone of Apple Watch. Dit systeem is beschikbaar in geselecteerde Hyatt Hotels en Resorts. Club Quarters Hotels is een van de eerste hotelketens die digitale kamersleutels in zowel Apple Wallet als Google Wallet aanbiedt in alle locaties.
Door Peter Van Oyen
