Een Property Management System (PMS) of reserveringssysteem is vandaag onontbeerlijk geworden voor hotels. Tegenwoordig kiest de hotelier meestal voor een volledig cloud-based systeem, dat rijk is aan functionaliteiten en modules. Een all-in-one oplossing dus. Meer en meer wordt een PMS-systeem de spil van ieder hotel. Daarom is het voor hoteliers een enorme uitdaging om het juiste reserveringssysteem te kiezen. Waaraan moet een performant PMS-systeem voldoen?
Dat een hotelreserveringssysteem vandaag meestal een PMS-systeem genoemd wordt, heeft zo zijn redenen. Het begrip Property -Management System dekt immers veel beter de lading. Oorspronkelijk handelde een klassiek reserveringssysteem vooral de frontofficetaken van een hotel af, zoals reserveringen, het toewijzen van kamers en het beheer van de tarieven. Tegenwoordig doet een PMS-systeem veel meer. Een modern PMS-systeem ondersteunt de hotelier bij het beheer van alle aspecten van het bedrijf, zodat er meer tijd overblijft voor de corebusiness en dat is gastvrijheid. Eigenlijk kan men stellen dat een PMS-systeem de exploitatie van een hotel digitaliseert.
Hoe kiezen?
De hotelier die een (nieuwe) PMS-partner kiest, neemt dus een zeer belangrijke beslissing. Een PMS-systeem kan immers je hotel maken, maar ook breken. Een juiste keuze voor een PMS stroomlijnt de activiteiten in het hotel. Het komt er dus op aan om te opteren voor een PMS-systeem dat cloud-based en toekomstbestendig is. Bovendien moet de PMS de gastbeleving optimaliseren en het hotel beter doen presteren. Geen sinecure dus. Voor deze belangrijke keuze, hou je best rekening met volgende factoren.
1.Betrouwbare PMS-partner
Aangezien de PMS de spil wordt van jouw hotel, ga je het best in zee met een betrouwbare PMS-provider die begrijpt hoe de hotellerie werkt. Het kan geen kwaad om de voorgestelde oplossingen onder de loep te houden en te kijken welke hotels al in zee zijn gegaan met de provider. Tenslotte moet de hotelier ook kijken naar de financiële basis van de toekomstige PMS-partner. Investeert de PMS-provider bijvoorbeeld voldoende in de ontwikkeling van nieuwe oplossingen? In een sector die zo onderhevig is aan snelle ontwikkelingen, speelt een proactieve houding een grote rol.
Belangrijk is verder om te weten welke ondersteuningsniveau er wordt geboden. Elke technologie kan potentieel falen. Waar het om gaat is hoe de technologieleverancier op het probleem reageert en de hotelier ondersteunt. Kunnen ze ervoor zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden van het hotel door kunnen gaan als het systeem plat ligt? Klantenservice en een hoog ondersteuningsniveau zijn cruciaal bij de keuze van een PMS-partner.
2. Kennis van de hospitality busines
De hospitality business is toch vooral een ‘people’s business’. De hotelier moet daarom samenwerken met een PMS-provider, die begrijpt hoe de gastvrijheidssector in elkaar zit. Hij heeft geen standaardoplossing nodig, waarbij hij betaalt voor functionaliteiten die hij niet nodig heeft. Of erger nog: een zogenaamde oplossing waarvan hij op het eind van de rit beseft dat zijn PMS-systeem absoluut niet voldoet aan zijn eisen. Hij heeft dus een PMS-leverancier nodig die deskundig is en als adviseur samenwerkt om het juiste systeem voor het hotel aan te bieden.
Weet de PMS-partner dat de gastvrijheid enorm belangrijk is in een hotel? Hoeveel ervaring heeft het bedrijf opgebouwd binnen de hos-pitality business? Dat zijn vragen die de hotelier gerust aan de potentiele partner kan vragen.
3. Vergelijk
De hotelier moet nagaan wat de andere hotels zeggen over de PMS-provider. Concullega’s kunnen hem waardevol inzicht geven in de voordelen van de verschillende PMS-oplossingen. Ze hebben bovendien de mplementatie van het systeem meegemaakt en kunnen vertellen over hun ervaringen.
Hoeveel hoteliers gebruiken de software van de provider? Zijn er hotels in de buurt waar je het PMS-systeem in actie kunt zien? Op die manier kan de hotelier vergelijken en gemakkelijker een beslissing nemen.
4. All-in-one-oplossing en integratie
De hotelier opteert het best voor een PMS platform dat op zich al rijk is aan functionaliteiten en modules. Een all-in-one oplossing met basisonderdelen zoals PMS, booking engine en channel manager. Automatische reserveringsmanagement voor zowel directe als indirecte verkoop en uitgebreide facturerings- en rapportagemogelijkheden zijn eigenlijk ook een must. Tenslotte is het ook aangewezen dat het PMS-systeem reserveringen kan verwerken en dat er koppeling en synchronisatie mogelijk is met intermediairs als Booking.com en Expedia.
Met een all-in-one-oplossing heb je minder integraties nodig en heb je ook minder te maken met derde partijen. Toch moet het PMS systeem voldoende toekomstbestendig zijn en zullen er ongetwijfeld integraties nodig zijn met andere technologieproviders. Het is daarom essentieel dat een potentiële PMS-partner het gemakkelijk maakt dat jouw hotelsysteem gemakkelijk kan aansluiten op nieuwe tools en diensten. Heeft jouw PMS-provider betrouwbare integratiepartners voor functionaliteiten die het bedrijf zelf niet kan bieden? Is de verbinding van jouw PMS-systeem met een derde partner veilig? Laat dit uitvoerig testen. Tenslotte gaat het om jouw data, die niet zo maar te grabbel moet worden gegooid.
5. Implementatie
Een ingebruikneming van een (nieuw) PMS-systeem is een ingrijpend proces. De implementatie zal wellicht onderbrekingen van de dagelijkse werkzaamheden met zich meebrengen, maar dat moet toch tot een minimum beperkt worden. In welke mate gaat de implementatie de bedrijfsvoering verstoren? Hoe zit het met het invoeren van reserveringen en het uploaden van tarieven? Hoeveel tijd hebben de medewerkers nodig om het systeem te leren gebruiken? Allemaal vragen die zeker gesteld moeten worden aan de PMS-provider.
Van belang is een contactpersoon bij de PMS-provider te hebben. Bij voorkeur is dat een projectmanager die volledig op de hoogte is van de projectplanning en die contacten kan onderhouden met de hotelmanager, de trainers en eventueel derde partijen. Extreem belangrijk is dat het personeel, die het PMS-systeem dagelijks moet gebruiken, goed wordt opgeleid en precies weten war ze moeten doen.
6. Updates
De technologie ontwikkelt zich razendsnel. De hotelier moet er dus op kunnen rekenen dat een potentiële PMS-provider hem kan helpen om de snelle ontwikkelingen in de digitale wereld bij te houden. Hij moet de vraag stellen of de PMS-partner een visie heeft op de rol van de technologie en of zijn partner streeft naar een update oplossing.
Vraag de PMS-provider hoe vaak de software geüpdatet wordt. Hebben ze een ontwikkelingsstappenplan? Investeren ze in de ontwikkeling van nieuwe producten?
Cloudtechnololgie voor toekomstgerichte hoteliersGuestline:
more Guest Time
Guestline biedt unieke software oplossingen op maat van de hotelier. Met deze cloudtechnologie, verhoogt u uw omzet, stroomlijnt u uw hotelactiviteiten en krijgt u een aanzienlijke tijdswinst. Extra tijd die vrij komt om uw gasten te soigneren.
Op eén Online Platform biedt Guestline PMS, OTA kanaaldistributie en Booking Engine, Betalingsmodule en Digitale marketingoplossingen voor zowel hotelketens, onafhankelijke hotels, appartementen als managementbedrijven. Guestline voorziet in alle noden van een moderne hotelier zoals ook Prepaid Reservaties, Klantenbeoordelingen, Conference & Banqueting, Ticketing… Kortom: Guestline biedt de hotelier dé oplossing van A tot Z
Volledig geïntegreerd en in de cloud, is de software eenvoudig te bedienen en snel te implementeren met lage gebruikskosten.
Opgericht in 1991 in het Verenigd Koninkrijk. Ondertussen gebruiken meer dan 2.500 hotels in 25 landen Guestline. Nu ook beschikbaar in België.
Guestline Benelux, Videolab, Torenallee 20, NL – 5617 BC Eindhoven
www.guestline.com/nl , stefaan.deruyck@guestline.com
Auteur en foto’s: Peter Van Oyen
Geef als eerste een reactie