Hotelkamersloten en toegangscontrolesystemen voor de hospitality branche moeten veiligheid bieden aan de gasten en gebruiksvriendelijk zijn voor het personeel. De toegangscontrolesystemen worden daarbij steeds meer contactloos. Ook de online toegangscontrolesystemen, waarbij de smartphone als hotelkamersleutel wordt gebruikt, zitten in de lift. Deze evolutie naar contactloze en mobiele toegangscontrolesystemen was in de hospitality business al een tijdje aan de gang, maar wordt door de coronacrisis versneld.
Keycardsystemen: beter voor veiligheid en controle
Steeksloten met keycards zijn al een tijdje ingeburgerd in het hotelwezen. Zo’n keycard biedt veel voordelen. Het is veiliger voor de gasten en er is door de hotelier gemakkelijker controle mogelijk.
Voor de veiligheid van de gasten is de keycard van belang. Wie inchekt of zijn kamer binnengaat, wordt geregistreerd. Met één druk op de knop weet de hotelier welke gast er in zijn hotelkamer aanwezig is.
De moderne keycardsystemen zijn ook meer dan een louter toegangscontrolesysteem. Bij een standaard keycard kan de hotelier, naast de kamer, bijvoorbeeld ook toegang wegschrijven voor bijvoorbeeld de parkeergarage en de wellnessruimtes. Er zijn ook mogelijkheden om toegang te geven tot liften en verdiepingen (bijvoorbeeld executive rooms). De controle over waar de gast in het hotel al dan niet mag komen, is door de keycardsystemen veel groter geworden.
Een zeer groot voordeel is ook dat de hotelier de keycards kan aansluiten op andere soft- en hardwaresystemen. Zo kan de nieuwe generatie keycards aangesloten worden op PMS-systemen, kassasystemen en andere interfaces. Het komt er op neer dat de gast- en kamergegevens gekoppeld worden aan andere functionaliteiten als kassa- en hotelbeheerssystemen. Moderne sleutelkaarten worden steeds beter en zijn veiliger en moeilijker te kraken.
Keycardssystemen bieden ook een uitkomst bij check-in en check-out procedures. Veel zakenreizigers willen niet meer in de rij staan bij recepties. Check-in terminals bieden hierbij soelaas. De gast voert zijn reserveringsgegevens in en de keycard wordt dan uitgeleverd door de terminal.
Tot slot heeft de hotelier met het keycardsysteem ook een betere controle op het personeel. Met de nieuwe generatie keycards kan het personeel dagelijks bij de receptie of via de personeelsingang bepaalde toegangsrechten laten wegschrijven op de kaart. Die rechten kunnen dagelijks gewijzigd worden. Bij vroegere systemen konden de toegangsrechten enkel gewijzigd worden als de kaart werd hergeprogrammeerd door de leverancier.
Contactloos
Veel hotels beschikken nog steeds over steeksloten aan de hotelkamerdeur, met een gleufsysteem waar de keycard in gestoken moet worden om de deur te openen. Dergelijke systemen werken goed, maar zijn wel onderhevig aan slijtage (zowel het slotsysteem als de keycard) en gevoelig voor krassen en magnetische velden.
De coronapandemie heeft er ook voor gezorgd dat mensen omwille van de veiligheid er naar streven om zo weinig mogelijk voorwerpen aan te raken. Hierdoor zijn contactloze keycardsystemen erg gewild geworden. Bij zo’n contactloze keycardsysteem houdt de gast zijn kaart gewoon voor een reader in het slot. Wanneer het signaal van de keycard correspondeert met die van de reader, wordt de deur automatisch geopend. Er bestaan ook wandlezers voor het aansturen van hotelkamerdeuren. Deze toegangscontrolesystemen doen hetzelfde als een traditioneel slot, maar van op iets meer afstand.
Deze contactloze systemen werken met de RFID (radio frequency identification) technologie. RFID sloten zijn stand alone te gebruiken (offline) of te koppelen aan een systeem waarbij de hotelier eenvoudig sleutels kan toevoegen of verwijderen (online).
Online toegangscontrolesystemen: handig en hygiënisch in tijden van corona
De coronacrisis heeft er ook voor gezorgd dat de jongste toepassing van hotelkamersloten, de cloudbased online gestuurde toegangscontroleoplossingen, versneld uitgerold worden. Deze oplossing, waarbij de smartphone gebruikt wordt als hotelkamersleutel, geven de hotels de mogelijkheid om met de gasten veilig en hygiënisch te communiceren. Met de mobiele telefoon kunnen gasten een mobile key ophalen die versleuteld naar de smartphone wordt verzonden. Door middel van een app kan de gast dan de deur van de hotelkamer openen.
Op dit ogenblik werken de mobiele toegangssystemen met de smartphone via bluetooth, NFC en QR. Bluetooth is nog steeds de meest gebruikte open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand en is beschikbaar in praktisch iedere smartphone. De gast houdt gewoon zijn smartphone voor de lezer aan de hoteldeur, waarna de deur open gaat.
De NFC-techniek (Near Field Communication) is ook een draadloze manier om kleine hoeveelheden informatie uit te wisselen binnen een straal van 10 centimeter. NFC zou veiliger zijn dan Bluetooth en ook minder energie vragen van de smartphone.
Een derde techniek, waarvoor geen Bluetooth of NFC nodig is, werkt met een slot dat kan worden geopend met een QR-code. Iedere hotelgast ontvangt dan een eigen, unieke QR-code op de smartphone. De kamersloten zijn dan uitgerust met een camera dat de code scant en bij de juiste code de deur opent. Een QR-code kan ook uitgeprint worden op papier.
Hotelgasten kunnen in sommige hotels al hun smartphone gebruiken om in en uit te checken. Naast het ontgrendelen en op slot doen van de hotelkamer, wordt het tevens de bedoeling om via de smartphone exact de hotelkamer te boeken die men wilt.
Bijkomend voordeel van de smartphone als sleutel, is dat de gast zichzelf niet meer zo gemakkelijk kan buiten sluiten. Een keycard wil je nog wel eens op je kamer laten liggen, maar weinig mensen gaan nog de deur uit zonder hun smartphone.
Door open API interfaces is het mogelijk om verbinding te maken met de eigen hotel apps en PMS-systemen, waardoor toegangsrechten niet alleen voor de gasten maar ook voor het (housekeeping)personeel via de cloud beheerd wordt. Bovendien kunnen aanpassingen in geval van updates of eventuele storingen van op afstand uitgevoerd worden.
Enkele leveranciers
- Hotek Hospitality
De firma Hotek Hospitality Group biedt deze toepassing aan in de nieuwste generatie Hotek hotelsloten (Hotek Cloud Low Energy productlijn), dat werkt met mobile keys via de cloud en luistert naar de naam Generation-Z.
Nog een stapje verder gaat Hotek Hospitality Group met GuestKey. Met deze toegangscontroleoplossing kan de hotelier online contact met zijn gasten weer persoonlijk maken. Via de webapp opent zijn gast niet alleen zijn hotelkamerdeur maar kan de hotelier zijn gasten ook voorzien van hotelinformatie en upsell.
- dormakaba
Ook dormakaba biedt kostenbesparende, efficiënte systemen voor het beheer van in- en uitcheckprocedures voor hotels. Voor de beveiliging van de gastenkamers biedt dormakaba een indrukwekkende reeks netwerk- en stand-alone beveiligingssystemen voor elektronische deurvergrendeling en receptiebeheersystemen voor gastenkamers, van magneetstrip en RFID-kaarttoegang tot BLE mobiele gastencheck-in en toegangsbeveiliging.
Met de Mobile Access Solutions van dormakaba kan de gast van zijn mobiel apparaat een servicetool maken, zodat een gast zijn reisvoorkeuren volledig kan controleren. Door de integratie van beveiligde kamertoegang op mobiele apparaten vereenvoudigt dormakaba reizen, waardoor de algemene gastervaring wordt verbeterd en tegelijkertijd inkomsten worden gegenereerd en waarde wordt toegevoegd aan het hotelmerk.
- ASSA ABloy
ASSA ABloy is de uitvinder van mobile access in de hospitality industrie. Het bedrijf introduceerde mobile access bij W hotels, destijds onder Starwood label. Het Eerste W hotel ging in 2014 live met mobile access. Het eerste hotel in Benelux was W Amsterdam. Volgens ASSA ABloy is het een misvatting dat mobile access alleen bereikbaar zou zijn voor grote ketens. Het bedrijf biedt ook hele goede oplossingen voor onafhankelijke kleinere hotels middels de eigen AAH app, of middels die van onafhankelijke app aanbieders. Op deze manier wordt er een oplossing voor iedere wens aangeboden. Corona heeft deze toepassingen versneld. Hygiëne is namelijk een mobile access feature die tijdens deze pandemie erg goed van pas komt. Klanten die mobile access reeds live hebben, brengen dit heel actief onder de aandacht. Tegelijkertijd ziet ASSA ABloy dat ketens en hotels die deze oplossing nog niet hebben ineens veel interesse en haast tonen om mobile access te introduceren. In sommige gevallen zijn de sloten reeds uitgerust met BLE functionaliteit en is het slechts een kwestie van activeren.
De toepassing waarbij de smartphone als hotelkamersleutel wordt gebruikt, zit ook in de lift. Bij ASSA ABloy is dat in veel gevallen een gecombineerde oplossing met het sluitsysteem. Een zogenaamde “lift controller’, of een “remote controler/wand kaartlezer” stuurt dan het bedieningspaneel van de lift aan, of bijvoorbeeld een schuifdeur/draaideur/slagboom bij parking. Deze controllers kunnen bediend worden met een RFID kaart, een personeel dongle, maar ook met de mobile access digital key op de smartphone. Op deze manier kan een gast vanaf de parking, via de schuifdeur en lift zijn kamerdeur contactloos openen. Alles met de mobile phone. De features die je in deze app ziet, zoals bijvoorbeeld chat met front desk, book table in restaurant, wordt aangeboden door de app supplier of app van de keten (bijv. Marriott). ASSA ABloy faciliteert enkel het digitale sleutel gedeelte dat geïntegreerd kan worden in de apps van onze klanten of partners.
- Häfele
Het elektronische sluitsysteem Dialock uit het eigen assortiment van Häfele is een Duits fabrikaat en werkt met contactloze transpondertechnologie. Wereldwijd genieten hotels en resorts van de bijzondere voordelen van dit in de praktijk veelvuldig beproefde systeem. Van de ingangsdeur via de logeerkamerdeur tot aan kastoplossingen en de koffieautomaten. Voor het eenvoudig openen en sluiten van gastenkamer- en binnendeuren zijn de deurterminals DT geschikt.
De samenwerking van Häfele biedt dankzij het Dialock sluitsysteem en het Guest Room Management System (GRMS) nieuwe perspectieven om automatisatie in hotels in te bouwen. Sluit- en kamerbeheersysteem zorgen samen voor hoog comfort, veiligheid en energie-efficiëntie in het hotelwezen: van ontvangst en verblijf van de gast tot geoptimaliseerde werkorganisatie van het personeel. Via een veilige eind-tot-eind verbinding met Bluetooth Low Energy (BLE) wisselen Dialock deurterminals gegevens met het Interel netwerk uit. Voor veelgebruikte binnen- en buitendeuren, automatische deuren, draaihekken, liften en automaten staat de hotelier een keur aan wandterminals WT ter beschikking. De voeding verloopt via het lichtnet.
Het elektronische sluitsysteem kan nu ook worden bediend via een Smartphone-sleutel, waarbij men beschikt over een mechanisch noodopening-systeem. In plaats van de hotelgasten een kamersleutel ter plaatse te overhandigen, zorgt de Smartphone Key voor een opmerkelijk comfortabelere aankomst. Via een app krijgt de reiziger met zijn smartphone eenvoudig toegang tot het hotel en zijn kamer. Voor de aankomst ontvangen de gasten via hun app de sleutelcode. Zo dient de smartphone als kamersleutel. Met de nieuwe Bluetooth-technologie brengt Häfele een veilige verbinding van de digitale kamersleutel met het elektronische Dialock sluitsysteem tot stand.
Besparingen
Voor de hotelier zorgen cloudbased online gestuurd toegangscontrolesystemen voor besparingen in tijd en geld. Zo hoeven er geen tientallen keycards meer aangemaakt worden. Verder is er geen gedoe meer met kwijtgeraakte of op de hotelkamer vergeten pasjes. Bovendien kan er afscheid genomen worden van de kartonnen insteekhoesjes waar het kamernummer wordt opgeschreven. De gast heeft immers de app gebruikt, online ingecheckt en meteen een hotelkamernummer toegewezen gekregen. Een smartphone is bovendien heel handig bij toegangscontrole en tracking, aangezien het persoonsgebonden is en dus moeilijker uitwisselbaar. Tenslotte zorgt de toepassing van sensor-technologie, zoals RFID en beacons, er voor dat hoteliers steeds meer informatie kunnen verzamelen, combineren en analyseren.
De troef van de cloud based online gestuurde toegangscontrolesystemen en webapplicaties is natuurlijk het feit dat de communicatie en toegangscontrole volledig online én contactloos verloopt. Het is immers een online alternatief dat de vaak onhygiënische keycards en hotelmaps vervangt. In tijden van corona klinkt zo’n alternatief bij velen als muziek in de oren.
Peter Van Oyen
Geef als eerste een reactie