Aujourd’hui, les exploitants d’hôtels ont fort à faire avec leur cœur de métier, à savoir les clients, la satisfaction client et le rendement de l’entreprise. La rentabilité ne dépend pas uniquement des revenus et demande une attention particulière du côté des dépenses, lors de l’achat de produits et de services. Outre du temps, les achats professionnels exigent une bonne connaissance des produits, des services et des prix, ainsi qu’une attention particulière au maintien d’une chaîne d’approvisionnement fluide et au suivi des tendances du marché. Ce n’est un secret pour personne que l’inflation et les augmentations de prix qui en découlent exercent une forte pression sur les marges.
Une des options possibles pour l’hôtelier, dans la gestion de ses coûts, est de s’associer à une GPO/CPO ou Group Purchasing Organisation ou Central Purchasing Organisation (GPO), soit des centrales d’achats.
On pourrait décrire une GPO comme une organisation qui conclut des conventions d’achats collectives avec des fournisseurs au nom de ses membres/clients. À l’origine, de nombreuses GPO ont été fondées par des groupes hôteliers qui centralisaient les achats de leurs hôtels. Aujourd’hui, pratiquement toutes les GPO ont ouvert leurs portes aux hôtels ainsi qu’aux restaurants, cafés, établissements de santé, écoles, etc.
Si vous envisagez un partenariat avec une GPO, veillez à vérifier les catégories de produits proposées – Food & Beverage (F&B), Operating Supplies and Equipment (OS&E), Furniture, Fixtures & Equipment FF&E, IT, Energie, Maintenance et Technique,… – et étudiez bien entendu les offres en produits et services de ces catégories.
Types de GPO
Au sein des centrales d’achats, nous distinguons 3 types : les GPO horizontales, verticales et régionales.
- Les GPO horizontales achètent des produits ou des services pour des clients/membres dans divers secteurs (donc pas exclusivement ou spécifiquement le secteur de l’hospitalité) ;
- Les GPO verticales ciblent des secteurs spécifiques ou des niches comme le secteur de l’hospitalité ;
- Les GPO régionales se concentrent sur une région.
Dans le secteur hôtelier, les centrales d’achats spécialisées et professionnelles jouent un rôle de plus en plus important dans la gestion des coûts et l’optimisation des relations avec les fournisseurs. Une réduction structurelle de 5 à 10% du budget achats peut augmenter le bénéfice d’exploitation.
Pourquoi travailler avec des GPO ?
Un premier avantage, peut-être le plus évident, est la réduction des coûts pouvant être réalisée. En tirant profit du volume groupé et du pouvoir de négociation de la GPO, les hôtels bénéficient de prix plus bas et de meilleures conditions contractuelles avec les fournisseurs, pouvant conduire à des économies structurelles à long terme. Il ne s’agit pas uniquement de réductions directes mais parfois aussi de remises de volume sur une base annuelle, car la GPO reçoit des ristournes supplémentaires basées sur le volume annuel atteint et les redistribue ensuite à ses membres/clients.
L’accès à une gamme de produits et de services sélectionnés par des experts n’est pas négligeable. Les GPO disposent d’acheteurs spécialisés qui examinent les produits et les services avant de les reprendre dans l’offre. Ces acheteurs sont des experts de l’hospitalité et ils connaissent les défis spécifiques de la chaîne d’approvisionnement.
Les GPO établissent des normes de qualité et introduisent des contrôles sur les produits et services fournis. Cela aide les hôtels à garantir une qualité cohérente à leurs clients. Le prix est important, mais aussi une qualité cohérente.
Les GPO organisent le processus d’achat, ce qui permet aux hôteliers de gagner du temps dans la négociation et la gestion des contrats avec les fournisseurs. Il est en effet fastidieux de négocier individuellement avec des dizaines de fournisseurs et de ne pas savoir si l’on a pu négocier le meilleur prix au final.
Les GPO peuvent jouer un rôle important dans la promotion du développement durable et la responsabilité sociale des entreprises en évaluant les fournisseurs qu’elles sélectionnent selon leurs performances. En sélectionnant des fournisseurs durables, les GPO peuvent contribuer à un avenir plus durable et aider à réduire leur impact sur l’environnement et celui de leurs membres.
Last but not least, il y a les aspects logistiques et administratifs. Certaines GPO travaillent avec des plateformes de distribution qui regroupent les livraisons et réduisent ainsi le nombre de livraisons et de factures, ce qui optimise le processus logistique et simplifie l’administration.
Bref, les GPO sont une composante importante des stratégies et processus d’achats de nombreuses entreprises et organisations. En mettant en commun le pouvoir d’achat de leurs membres, les centrales peuvent les aider à réduire leurs coûts et à leur donner accès à un plus large éventail de fournisseurs et de produits.
Intéressant pour vous ?
Outre les avantages, l’adhésion présente certains inconvénients et dangers. Un premier point sensible est la liberté d’achat limitée. Les clients d’une GPO doivent se conformer aux conditions et aux normes standard ou aux produits et services négociés par la GPO. Dans certains cas, cela peut limiter la flexibilité dans le choix de produits ou de services mieux adaptés aux besoins de l’hôtel.
Le choix d’abandonner son fournisseur pour une GPO peut entraîner une discontinuité dans l’offre. En tant qu’hôtelier, vous risquez de perdre votre relation directe avec le fournisseur si vous vous associez à une GPO. Les GPO compensent généralement cette perte en invitant leurs clients à des moments de contact (mini-salons) où les fournisseurs sont présents, pour entretenir les relations.
Pour de nombreux hôteliers, abandonner les négociations de prix avec les fournisseurs et les confier à une organisation d’achat professionnelle est et reste une étape importante. Certains ressentent un manque de transparence ou du moins une perception de ce manque. Les GPO ne sont pas toujours en mesure, désireuses voire autorisées à partager avec leurs membres les détails d’accords de prix, de remises ou de structures de ristournes. Les fournisseurs ne veulent pas que leur prix nets/nets apparaissent sur le marché.
Il est donc essentiel que les hôtels pèsent soigneusement le pour et le contre avant d’adhérer à une GPO.
Le paysage belge
Qui est actif sur le marché belge? Il n’existe pas de listes officielles mais une enquête rapide montre que les GPO suivantes sont régulièrement mentionnées par les hôteliers belges : Astore (Accor), Coperama (fondé en 2010 par NH Hotel Group) avec un fort ancrage au Benelux, en Europe et en Amérique du sud, Trinity Purchasing (Avendra international), et Entegra Purchasing (Sodexo). Cette liste n’est pas exhaustive et il existe bien entendu d’autres acteurs (également des GPO horizontaux) actifs sur le marché qui peuvent fournir des solutions appropriées.
Les GPO sont devenues un ‘big business’. Avendra, la centrale d’achats des fondateurs Marriott, Hyatt, Accor, ClubCorp et IHG a ainsi été vendue à Aramark en 2017 au prix de 1,3 milliard de dollars. En Belgique, Trinity Purchasing, à l’origine la plateforme d’achats de Prem Hotel Group, a été acquise par Avendra en 2019 et récemment intégrée à Avendra International.
Les GPO permettent aux hôtels de réduire les coûts d’approvisionnement, d’améliorer l’efficience et de garantir la qualité de produits et de services. En sélectionnant la bonne GPO, en impliquant les parties prenantes internes et en communiquant correctement, les hôtels peuvent maximiser les avantages des achats groupés et renforcer leur ‘bottom line’ . L’évaluation et le suivi réguliers s’avèrent essentiels.
Vous envisagez une collaboration avec une GPO ? Voici alors quelques points d’attention :
- Choisissez une GPO qui correspond aux besoins de votre hôtel. Comparez l’offre en produits (via une simulation de vos 10 plus grands postes de coûts) ainsi que la logistique et les prix.
- Veillez à ce que tous les services, comme le F&B et le nettoyage, soient impliqués lors du processus de sélection et l’implémentation de la GPO.
- Communiquez à vos employés les avantages et les attentes de la collaboration avec la GPO.
- Surveillez les performances de la GPO, les économies réalisées et les gains d’efficacité.
- Si nécessaire, adaptez la stratégie d’achats pour profiter pleinement de la GPO.
par Alexander Dupont