À quoi, un bon système de PMS doit-il satisfaire?

Un système de gestion immobilière “Property Management System” (PMS) ou système de réservation est désormais indispensable pour les hôtels. De nos jours, l’hôtelier opte généralement pour un système complet basé sur le cloud, riche en fonctionnalités et en modules. Une solution tout-en-un. De plus en plus, le système PMS devient le pierre angulaire de tout hôtel. C’est pourquoi le choix du bon système de réservation est un énorme défi pour les hôteliers. À quoi, un système PMS performant doit-il pouvoir répondre?

L’appellation «système PMS» du système de réservation d’hôtel n’est pas innocente. Après tout, le terme «Property Management System» décrit bien mieux ses aspirations. A l’origine, un système de réservation classique s’occupait principalement des tâches de front office d’un -hôtel, telles que les réservations, l’attribution des chambres et la gestion des tarifs. De nos jours, un système PMS fait beaucoup plus. Un système PMS moderne aide l’hôtelier à gérer tous les aspects de l’entreprise, ce qui lui laisse plus de temps pour son activité principale, l’hospitalité. En fait, on peut dire qu’un système PMS -numérise le fonctionnement d’un hôtel.  

Comment choisir ?

L’hôtelier qui choisit un (nouveau) partenaire PMS prend une décision très importante. Après tout, un système PMS peut être à l’origine de la réussite ou de l’échec de votre activité -hotellière. Le bon choix de PMS rationalise les activités de l’hôtel. Il est donc important d’opter pour un système de PMS basé sur le cloud, qui est dotée de facilités pour l’avenir. De plus, le PMS doit optimiser l’expérience client et améliorer la performance de l’hôtel. Ce n’est donc pas une mince affaire. Pour ce choix important, il est préférable de tenir compte des facteurs suivants.   

1.Un partenaire PMS fiable

Comme le PMS sera la plaque tournante de votre hôtel, il est préférable de travailler avec un fournisseur PMS fiable qui comprend le fonctionnement de l’hôtellerie. Il n’y a pas de mal à suivre de près les solutions proposées et à voir quels hôtels se sont déjà associés avec le fournisseur. Enfin, l’hôtelier doit également examiner la base financière du futur partenaire PMS. Par exemple, le fournisseur de PMS investit-il suffisamment dans le développement de nouvelles solutions? Dans un secteur en pleine évolution, une attitude proactive joue un rôle important. 
Il est également important de savoir quel niveau de soutien est offert. Toute technologie est faillible. Dans ce genre de situation, ce qui compte, c’est la façon dont le fournisseur de technologie réagit au problème et soutient l’hôtelier. Peuvent-ils s’assurer que les opérations quotidiennes de l’hôtel se poursuivent lorsque le système est en panne ? Le service à la clientèle et un haut niveau d’assistance sont cruciaux lors du choix d’un partenaire PMS

2. Connaissance du secteur de l’hôtellerie et de la restauration

Le secteur de l’hôtellerie et de la restauration est avant tout une “affaire de personnes“.  L’hôtelier doit donc travailler avec un prestataire PMS qui comprend le secteur hôtelier. Il n’a pas besoin d’une solution standard, dans laquelle il paie pour des fonctionnalités dont il n’a pas besoin. Ou pire encore : une soi-disant solution où, à la fin du voyage, il se rend compte que son système PMS ne répond pas du tout à ses exigences. Il a donc besoin d’un fournisseur de PMS compétent et qui collabore avec lui en tant que consultant afin de pouvoir lui proposer le bon système pour l’hôtel. 

Le partenaire de PMS mesure-t-il bien l’importance de l’aspect «hospitalité» dans un hôtel?  Quelle expérience l’entreprise a-t-elle accumulée dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration? Ce sont des questions que l’hôtelier peut facilement poser au partenaire potentiel.

3. Comparer

L’hôtelier doit vérifier ce que les autres hôtels disent sur le prestataire PMS. Les concurrents peuvent lui donner un aperçu précieux des avantages des différentes solutions PMS. Ils ont également fait l’expérience de la mise en œuvre du système et sont en mesure de partager leurs expériences. 
Combien d’hôteliers utilisent le logiciel du fournisseur? Y a-t-il des hôtels à proximité où vous pouvez voir le système PMS en action? De cette façon, l’hôtelier peut comparer et prendre des décisions plus facilement.   

4. Solution tout-en-un et intégration

L’hôtelier doit opter pour une plate-forme PMS riche en fonctionnalités et en modules. Une solution tout-en-un avec des composants de base tels que PMS, moteur de réservation et Channel manager. La gestion automatique des réserva-tions pour les ventes directes et indirectes ainsi que de nombreuses options de facturation et de reporting sont également indispensables. Enfin, il est également recommandé que le système PMS puisse traiter les réservations et qu’il puisse être relié et synchronisé avec des intermédiaires tels que Booking.com et Expedia. 
Avec une solution tout-en-un, vous avez besoin de moins d’intégrations et vous limitez l’intervention de tiers. Cependant, le système PMS doit être suffisamment évolutif et nécessitera sans aucun doute des intégrations avec d’autres fournisseurs de technologie. Il est donc essentiel qu’un partenaire PMS potentiel facilite la connexion de votre système hôtelier à de nouveaux outils et services. Votre fournisseur de PMS dispose-t-il des partenaires d’intégration fiables pour des fonctionnalités que l’entreprise elle-même ne peut offrir ? La connexion de votre système PMS avec un troisième partenaire est-elle sécurisée ? Faites-le tester en profondeur. Après tout, il s’agit de vos données, qui ne devraient pas être accessibles sans plus.  

5. Mise en œuvre

La mise en service d’un (nouveau) système PMS est un processus de grande envergure. La mise en œuvre peut entraîner des interruptions dans le travail quotidien, mais celles-ci doivent être réduites au minimum. Dans quelle mesure la mise en œuvre perturbera-t-elle les opérations commerciales? Qu’en est-il de la saisie des réservations et des tarifs de téléchargement? De combien de temps les employés ont-ils besoin pour apprendre à utiliser le système? Ce sont toutes des questions auxquelles le prestataire PMS doit répondre. 
Il est important d’avoir une personne-ressource chez le fournisseur de PMS. Il devrait, de préférence, s’agir d’un chef de projet qui connaît parfaitement la planification du projet et qui peut entretenir des contacts avec le directeur de l’hôtel, les formateurs et toute tierce partie. Il est extrêmement important que le personnel, qui devra utiliser le système PMS quotidiennement, soit bien formé et sache exactement quoi faire. 

6. Mises à jour

La technologie évolue rapidement. L’hôtelier doit donc pouvoir compter sur un fournisseur potentiel de PMS pour l’aider à suivre l’évolution rapide du monde numérique. Il doit se demander si le partenaire PMS a une vision sur le rôle de la technologie et comment son partenaire envisage des solutions de mise à jour. 
Demandez au fournisseur de PMS à quelle fréquence le logiciel est mis à jour. Ont-ils un plan de développement étape par étape? Investissent-ils dans le développement de nouveaux produits? 

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Auteur et photos: Peter Van Oyen

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